Séance N°2
Notion de Planification
points à aborder :
Chapitre II. La planification stratégique et organisationnelle du projet.
II.1 La planification stratégique
II.2 La planification organisationnelle
II.3 La planification opérationnelle
Objectif de la séance:
Comprendre qu'est ce que la planification et ses différents niveau en gestion de projet.
Chapitre II : Planification stratégique et organisationnelle du projet
Définition :
La planification est l'action de planifier, c'est-à-dire d'organiser dans le temps une succession d'actions ou d'évènements afin de réaliser un objectif particulier..
la planification est donc la première étape de gestion d'un projet.
En parlant de la gestion, on voit directement l'action de prévoir, organiser, commander, contrôler et coordonner un ensemble d'activités.
La planification d'un projet est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation.
La planification est l'organisation dans le temps de la réalisation d'objectifs :
- Dans un domaine précis;
- Avec différents moyens mis en œuvre ;
- Sur une durée (et des étapes) précise(s).
Les objectifs du planning sont les suivants :
- Déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés
- Suivre et communiquer l’avancement du projet
- Affecter les ressources aux tâches.
Pour la gestion d'un projet, la planification se fait normalement sur une échelle de 5 niveaux.
1. La Planification structurelle et stratégique (tactique)
A ce niveau on répond à la question de savoir Quoi Faire ? on détermine l’organigramme des tâches, la liste exhaustive des tâches à exécuter et la description de chacune de ces tâches.
La planification stratégique permet de savoir Quelles sont les capacités qu’on dispose ? Quels sont les problèmes à résoudre? Quelles sont les questions critiques à aborder ? A quoi faut-il allouer les ressources ? Quelles sont les priorités ?
2. La Planification organisationnelle
Elle consiste à répondre à la question : Qui le fera? Quelle est la charte des responsabilités et l’engagement des responsables ?
3. La Planification opérationnelle
Elle vise à répondre à la question de savoir Quand le Faire ? Quel est le plan d’exécution ou le calendrier d’exécution et la date de réalisation prévue des tâches ?
La planification opérationnelle se fait dans deux façons à savoir :
a. La Planification technique
En général, elle assurer un bon déroulement de la conduite du projet en découpant celui-ci en petites tâches rangées dans l’ordre chronologique bien précis ; elle déterminer :
- Les taches à réaliser (ce qui doit être fait)
- Les ressources à employer (par qui et avec quoi cela doit être fait)
- Les livrables (comment les résultats doivent être présentés)
- Les jalons (comment les résultats doivent être validés)
b. La planification financière
La planification financière nous permet d’avoir une vision globale de la situation financière et de son évolution en fonction du projet et de nos décisions, elle nous permet aussi de déterminer les possibilités de concrétiser le projet et de le mettre en place au moment opportun.
Dans le cadre des affaires l’étude financière permet de savoir si le projet envisagé peut secréter des bénéfices suffisants pour rembourser les dettes contractées et rémunérer suffisamment le capital investi.
Dans la gestion du projet, l’étude financière détermine les moyens financiers à allouer et leurs disponibilités aux différentes tâches du projet.
La séquence de planification opérationnelle d’un projet
Rôle
- Créer un réseau d’activités à partir des tâches de l’organigramme technique
- Estimer la durée d’une activité et des ressources requises pour la compléter
- Identifier le chemin critique dans un réseau ordonnancé
- Utiliser les différents modes de présentation des résultats Caractéristiques
- Forme la base pour la planification et la prédiction des résultats d’un projet.
- Facilite le choix des ressources pour compléter un projet à l’intérieur des échéanciers et du budget.
- Fournit les renseignements nécessaires pour prendre des décisions.
- Identifie les dépendances entres les activités
- Identifie le chemin le plus long, le chemin critique
- Permet d’effectuer l’analyse des risques d’échéancier.
La planification opérationnelle anticipe la gestion du contenu de projet.
Elle est pratiquement une étude technique qui vise à étudier les dimensions de projet en termes d’implantation, d’outils de production et de moyens humains du projet.
Plus le projet est complexe, plus il est nécessaire de le décomposer.
On le découpera d’abord et, au besoin, en sous projets, puis, en éléments de plus en plus simples appelés tâches ou activités.
Lots de travail : activités, taches
La tâche, est la maille la plus fine de la planification; c’est une action exécutable par une seule ressource à mener pour aboutir à un résultat.
Les tâches sont reliées entre elles par des relations de dépendance. Il est important d’identifier les tâches à exécuter en interne ou en sous-traitance. La liste obtenue doit être ensuite structurée en :
- Regroupant les tâches
- Hiérarchisant les tâches par lots de travail
- Déterminant des options possibles
- Déterminant la chronologie des tâches
Chaque tâche devra être définie précisément en termes de :
- Délivrable technique
- Durée (délai imparti et charge de travail nécessaire)
- Latitude acceptée pour les dates de début et de fin
- Compétences nécessaires pour sa réalisation
Il est important à ce stade, de pouvoir déterminer les grandes phases du développement ainsi que les dates clés.
On assignera à ces dates, des tâches : on parlera alors de jalons.
L’organigramme des taches (le lotissement de projet)
L'organigramme des tâches (OT), aussi appelé « structure de découpage du projet » est une décomposition hiérarchique des tâches à réaliser au sein d'un projet pour aboutir à des livrables spécifiques. Il est généralement réalisé par le chef de projet au démarrage du projet.
Détermination de la durée et le délai de la tâche
L’estimation de la durée des tâches ne se fait que lorsque les tâches ont été analysées, cette opération a un impact important sur la qualité du planning final et doit être conduite dans le respect de principes rigoureux.
La durée d’une tâche peut être exprimée, en jours, en semaines ou en mois ou toute autre unité adaptée à la maille de l’analyse logique.
Au préalable, il faut faire admettre les hypothèses suivantes qui simplifient l’estimation :
– toutes les tâches se réaliseront, dans des conditions normales; conditions habituelles de travail.
– chaque tâche se réalisera avec des moyens habituels; habituellement affectés qualité, quantité
– les moyens nécessaires à l’ensemble des tâches sont infinis, supposer que chaque tâche disposera des moyens nécessaires revient à considérer provisoirement qu'ils sont illimités.
L'estimation des durées doit être menée avec sérénité et les choses doivent être clairement posées dès le départ: de faire exacte que possible, et sans arrière-pensée pour piéger ou sanctionner le réalisateur du projet.
Il y’a plusieurs méthodes d'estimation de la durée tel que : les activités similaires ; Données historiques ; etc.
Identification et affection des ressources humaines, matérielles et techniques
Dans tout projet, sa durée dépend de la façon dont nous affectons les ressources humaines et matérielles pour chaque tâche.
En effet, si une personne de l’équipe est mobilisée à plein temps ou non sur une des tâches, cela va forcément influencer la durée de cette tâche. Toutefois, il est rare qu’un membre soit affecté à 100 % sur un projet, il est donc primordial d’optimiser la planification des ressources humaines et matérielles. D’après Westney (1991), il faut respecter un protocole fondé sur 5 étapes :
1) L’affectation des ressources à une tâche,
2) La consolidation des ressources (il faut s'assurer que les ressources ne sont pas éphémères)
3) La définition de la disponibilité des ressources,
4) Le nivellement des ressources (il faut créer une équilibre des ressources, il ne faut pas que certaines tâches se trouvent à court des ressources car ça peut bloquer l'avancement du projet),
5) L’étalement des ressources (il faut disposer toutes les ressources nécessaires avant de pouvoir démarrer le projet)
La Budgétisation
Un budget est un document prévisionnel des ressources et des dépenses, il permet de transformer les plans en argent, l’argent qu’il faudra dépenser pour que les activités planifiées puissent être réaliser et l’argent qu’il faudra obtenir pour couvrir les frais engendrés par la réalisation des activités.
Afin de développer un budget, une estimation prudente est utile pour l’aide à développer un budget précis et l’aide dans le suivi et le contrôle du coût réel des activités.
Les coûts estimés peuvent être répartis selon plusieurs catégories par exemple :
- Les frais d’exploitation,
- Les frais d’organisation,
- Les frais de personnel,
- Dépenses d’infrastructure etc.
la planification étant la première étape primordiale dans la gestion du projet, elle ouvre donc la porte au remue-méninge (une réunion où chacun des participants est invité à exposer des idées, à formuler des propositions qui sont ensuite discutées en commun).
tous les acteurs ou partie prenantes du projet doivent être mis au courant de la planification de ce dernier.
l'objectif de cette étape c'est d'aboutir au résultat QQOCQ;
QQOCQ ! qu'est-ce que ça veut dire ? ça veut dire simplement déterminer Qui fait Quoi, avec Qui? Où? Comment ? et Quand?
Récapitulation :
(Synthèse de la partie)
Lorsqu’on a un projet à gérer, on commencer d’abord par la planification.
On fait cette planification sous 3 aspects à savoir sous l’aspect stratégique, aspect organisationnel ainsi que l’aspect opérationnel.
Sous l’aspect stratégique vous devez déterminer d’abord l’Object de votre projet, préciser clairement ce que vous avez à faire en suite déterminez l’équipe de montage ou de réalisation du projet, en suite définir les priorités en termes d’objectifs à atteindre.
Sous l’aspect organisationnel vous devez déterminer la charte des responsabilités et engagement des parties prenantes ; vous devez situer chaque acteur du projet à son niveau et avec son rôle.
Sous l’aspect opérationnel vous devez déterminer le plan et le calendrier des tâches à réaliser. Vous devez donc situer les activités dans le temps et dans l’espace.
Une fois la planification terminée, vous devez faire l’étude technique de votre projet ; renseignez-vous plus sur la grandeur du processus de votre projet et au mieux essayer de voir comment le découper en petits projets
Cela vous permettra d’avoir une vision claire sur les objectifs à atteindre et l’avancement des activités.
Fixez-vous des objectifs à court termes et définissez la manière dont vous allez coordonner les actions.
Essayer de voir comment maîtriser les moyens possibles, diminuer les risques, suivre les actions en cours et rendre compte de l'état d'avancement du projet.
Une fois que vous terminez l’étude technique, mettez en place un planning d’activités.
Ce planning d’activité a l’unique objectif de montrer quoi Faire !
Elle détermine l’organigramme des tâches, la liste exhaustive des tâches à exécuter et la description de chacune de ces tâches.
Et normalement le planning du projet ouvre la voie de remue-méninge à tous les acteurs du projet.
L’objectif primordiale est de mettre à la connaissance de toutes les parties prenantes les informations relatives au principe du Q. Q. O. C. Q. (savoir qui fait quoi, avec qui ou avec quoi, où, comment et quand).
Le planning déterminer ainsi de façon particulière chaque tâche (activité) à réaliser, ceux qui doivent les réaliser, dans quels délais, dans quels lieux.
Une fois le planning est mis en place, il faut alors identifier les ressources nécessaires pour la réalisation de chaque tâche et les affecter aux différentes activités les unes aux autres.
Ensuite il faut analyser les coûts qu’implique la réalisation de chaque tâche autrement dit faire la budgétisation
Voilà tout ce que vous devez retenir au cours de cette séance
Nous espérons que vous avez bien compris les différentes étapes de la planification de la gestion de projet.
Avant de pouvoir continuer, faites-nous part de tout ce que vous pouvez avoir comme préoccupation.
